Home > Over ons > Procedures en statuten

Procedures en statuten

Het ROC Kop van Noord-Holland zorgt dat het onderwijs goed verloopt. Daarvoor zijn ook formele statuten nodig. Ben je op zoek naar de formele documenten van het ROC Kop van Noord-Holland? Je vindt op deze pagina de integriteitscode, het protocol social media, informatie over het klachtenreglement, het adres van het meldpunt datalekken, meer informatie over de Studentenraad en privacy.

Heb je dus een klacht die niet zelf is op te lossen, of ben je van plan om met één van de andere onderwerpen aan de slag te gaan? Je vindt hier alle informatie die je nodig hebt.

Integriteitscode

De integriteitscode geeft inkleuring aan de wijze waarop het college van bestuur het ROC Kop van Noord-Holland richting geeft.

De onderwerpen die in deze integriteitscode worden besproken zijn:

1. Omgang met publieke middelen
2. Omgang met collega’s en medewerkers in de organisatie
3. Omgang met invitaties en geschenken van derden met zakelijk belang bij de instelling
4. Het verschaffen van voordelen aan derden
5. Nevenfuncties

1. Omgang met publieke middelen
Het college van bestuur zal er op toezien dat publieke middelen binnen de wettelijke kaders zo efficiënt en effectief mogelijk worden ingezet, altijd met als basis de doelstelling van de stichting. In het licht van hun voorbeeldfunctie in de omgang met publieke middelen vermijden de leden van het college van bestuur bezigheden die illegaal zijn of contacten met organisaties die illegaal handelen promoten.

2. Omgang met collega’s en medewerkers in de organisatie
Leden van het college van bestuur zijn zich bewust van hun positie en zijn in hun gedrag een voorbeeld voor anderen.

3. Omgang met invitaties en geschenken van derden met zakelijk belang bij de instelling
Leden van het college van bestuur krijgen geschenken of faciliteiten aangeboden waarbij het de intentie is om een goede relatie met het ROC Kop van Noord-Holland te onderhouden. Daartoe behoren geschenken die verband houden met hun optreden bij officiële gelegenheden én geschenken en faciliteiten die alleen zijdelings verband houden met de uitoefening van de functie. De geschenken mogen op geen enkele wijze belangenverstrengeling met zich meedragen. Geschenken die de waarde van € 250,- overstijgen worden altijd gemeld aan de voorzitter van de raad van toezicht.

4. Het verschaffen van voordelen aan derden
Het is een lid van het college van bestuur op geen enkele wijze toegestaan een voordeel te verschaffen aan derden.

5. Nevenfuncties
a. Voor het aanvaarden van een betaalde of onbetaalde nevenfunctie door een lid van het college van bestuur wordt goedkeuring gevraagd aan de raad van toezicht. Hierbij wordt tevens gemeld of er sprake is van een geldelijke vergoeding voor het uitvoeren van de nevenfunctie.
b. De nevenfunctie mag niet in strijd zijn met het belang van de stichting ROC Kop van Noord-Holland.
c. De nevenfuncties worden geregistreerd.
d. Elk lid van het college van bestuur zorgt er voor dat er geen strijdigheid, of de schijn hiervan, ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting ROC Kop van Noord-Holland. Een dreigende belangenverstrengeling wordt terstond gemeld aan de voorzitter van de raad van toezicht.
e. Het lid van het college van bestuur behaalt persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die hij namens de stichting ROC Kop van Noord-Holland verricht. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens zijn organisatie verricht.

Protocol Social Media

1. Inleiding
Social media zoals Snapchat, Instagram, Twitter, Facebook, YouTube en LinkedIn bieden de mogelijkheid om te laten zien
dat je trots bent op je school. Ze kunnen een bijdrage leveren aan een positief imago van het ROC Kop van Noord-Holland. Van belang is te beseffen dat je met berichten op social media onbewust de goede naam van de school en betrokkenen ook kunt schaden. Om deze reden vragen wij om doordacht met social media om te gaan.

Essentieel is dat, net als in het gewone leven, de onderwijsinstellingen en de gebruikers van social media de reguliere fatsoensnormen in acht blijven nemen en deze met een positieve houding benaderen. Wij vertrouwen erop dat medewerkers, studenten, ouders en verzorgers en andere betrokkenen verantwoord omgaan met social media. Wij hebben dit protocol opgezet om iedereen die bij de school betrokken is of zich daarbij betrokken voelt daarvoor richtlijnen te geven.

2. Uitgangspunten
• Wij onderkennen het belang van social media.
• Dit protocol draagt bij aan een goed en veilig school- en onderwijsklimaat.
• Dit protocol bevordert dat de instelling, medewerkers, studenten, cursisten en ouders op de social media communiceren in het verlengde van de missie en visie van de onderwijsinstelling en de reguliere fatsoensnormen. In de regel betekent dit dat we respect voor de school en elkaar hebben en iedereen in zijn waarde laten.
• De gebruikers van social media dienen rekening te houden met de goede naam van de school en van een ieder die betrokken is bij de school.

3. Doelgroep en reikwijdte
Deze richtlijnen zijn bedoeld voor alle betrokkenen die deel uitmaken van de schoolgemeenschap, dat wil zeggen medewerkers, studenten, cursisten, ouders, verzorgers en mensen die op een andere manier verbonden zijn aan het ROC Kop van Noord-Holland.
De richtlijnen in dit protocol hebben enkel betrekking op schoolgerelateerde berichten of wanneer er een overlap is tussen school, werk en privé.

4. Social media in de school
Het is medewerkers en studenten niet toegestaan om tijdens de lessen of in werktijd actief te zijn op social media, tenzij door de directie respectievelijk onderwijsgevenden hiervoor toestemming is gegeven.
Het is betrokkenen toegestaan om kennis en informatie te delen, mits het geen vertrouwelijke of persoonlijke informatie betreft en mits het andere betrokkenen niet schaadt.
De betrokkene is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud die hij of zij publiceert op social media.
Elke betrokkene dient zich ervan bewust te zijn dat de gepubliceerde teksten en uitlatingen voor onbepaalde tijd openbaar zullen zijn, ook na verwijdering van het bericht.
Het is voor betrokkenen niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van schoolgerelateerde situaties op social media te zetten, tenzij betrokkenen hier uitdrukkelijk toestemming voor plaatsing hebben gegeven.
Medewerkers en studenten gaan alleen op communicatieplatforms van het ROC Kop van Noord-Holland functionele digitale connecties aan. Medewerkers gaan dus in functie geen digitale relatie aan met studenten buiten werksituaties.
Alle betrokkenen nemen de fatsoensnormen in acht. Als fatsoensnormen worden overschreden dan neemt het ROC Kop van Noord-Holland passende maatregelen. Voorbeelden van overschreden normen zijn: mensen pesten, kwetsen, stalken, bedreigen, zwartmaken of anderszins beschadigen.

Als online communicatie dreigt te ontsporen, dient de waarnemende medewerker direct contact op te nemen met zijn of haar leidinggevende om de te volgen strategie te bespreken.
Bij twijfel of een publicatie in strijd is met deze richtlijnen, neemt de medewerker contact op met zijn of haar leidinggevende.

5. Sancties en gevolgen voor medewerkers en studenten
Medewerkers die in strijd handelen met dit protocol, maken zich mogelijk schuldig aan plichtsverzuim. Alle correspondentie omtrent dit onderwerp wordt opgenomen in het personeelsdossier.
Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen worden naar medewerkers toe rechtspositionele maatregelen genomen die kunnen variëren van waarschuwing, schorsing, berisping, ontslag en ontslag op staande voet.
Studenten, cursisten, ouders en verzorgers die in strijd met dit protocol handelen, maken zich mogelijk schuldig aan verwijtbaar gedrag. Alle correspondentie omtrent dit onderwerp wordt opgenomen in het studentendossier. Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen worden naar studenten, ouders en verzorgers toe maatregelen genomen die kunnen variëren van waarschuwing, schorsing en verwijdering van school.
Indien de uitlating van studenten, ouders of verzorgers en medewerkers mogelijk een strafbaar feit inhoudt, zal aangifte bij de politie worden gedaan.

Klachtenreglement ROC Kop van Noord-Holland

1. Inleiding
Binnen het ROC Kop van Noord-Holland onderscheiden we 3 soorten klachten:

Klachten over examens – zie hiervoor het reglement in de studiegids (te vinden op n@tschool).

Klachten over ongewenste intimiteiten, geweld, racisme en andere vormen van discriminatie – neem hiervoor contact op met je coach of neem rechtstreeks contact op met de studieadviseur van het Loopbaancentrum.

Algemene klachten
Het reglement hieronder gaat over algemene klachten. Algemene klachten zijn klachten die betrekking hebben op het onderwijs, de informatieverstrekking of het handelen van medewerkers van het ROC Kop van Noord-Holland. Je kunt denken aan:
a. klachten over lesuitval, kwaliteit van lessen, begeleiding.
b. gebrek aan belangrijke informatie, niet tijdig beschikbaar zijn van belangrijke informatie, verkeerde informatie.
c. miscommunicatie met medewerkers, verkeerd gedrag van medewerkers, ongelijke behandeling van studenten enzovoort.

2. Wat moet je doen als je een algemene klacht hebt?
Allereerst gaan we er vanuit dat je in alle gevallen eerst zelf een poging doet om het probleem op te lossen. We noemen dit de voorfase klachtenbehandeling. Je kunt bijvoorbeeld een gesprek aangaan met degene op wie de klacht betrekking heeft. Kom je er samen niet uit, vraag dan een gesprek met je coach of – als je coach degene is met wie je het probleem hebt – de coördinator, een andere docent of medewerker naar keuze. Bij het uitblijven van een oplossing of bij een oplossing die jij onbevredigend of onvoldoende vindt, vraag je een gesprek aan bij de opleidingsmanager. Als dit gesprek naar jouw oordeel niet tot resultaat leidt of tot onvoldoende resultaat, dan kun je je klacht formeel maken.

3. Het indienen van een formele klacht.
Als je jouw klacht formeel maakt, is het nodig dat deze op papier komt te staan. Dat doe je met het invullen van het formulier behandeling klachten. Dit formulier kun je hierboven downloaden of opvragen in N@tschool. Bij het invullen van het formulier kun je je laten helpen door je coach of een andere medewerker van het ROC Kop van Noord-Holland.

Een formele klacht moet ingediend zijn binnen 10 werkdagen na het gesprek met de opleidingsmanager, zoals beschreven staat bij voorfase klachtbehandeling. Het is belangrijk dat de omschrijving van je klacht goed op papier komt te staan. Dat wil zeggen:
a. Vertel duidelijk wat precies je klacht is
b. Geef een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de situatie. Bespreek de gedraging, de beslissing en de andere informatie waarop jouw klacht betrekking heeft.
c. Geef aan waar en wanneer de situatie plaatsvond.
d. Geef aan wie bij de situatie betrokken was en op welke manier.
e. Vertel ook wat jij zelf al gedaan hebt om de klacht op te lossen en waarom je niet tevreden bent met de uitkomst hiervan.
Vervolgens lever je het ingevulde formulier in bij de opleidingsmanager.

4. Stappenplan behandeling formele klacht.
Nadat de opleidingsmanager jouw klachtenformulier ontvangen heeft, gaat de volgende procedure in werking:
De opleidingsmanager ontvangt het ingevulde klachtenformulier.
De opleidingsmanager gaat na of de voorfase klachtbehandeling is doorlopen en wat hiervan het resultaat is.
De opleidingsmanager kan je terugverwijzen naar de voorfase klachtbehandeling indien deze niet of niet geheel is doorlopen.
Is de voorfase klachtbehandeling doorlopen? Dan gaat de opleidingsmanager met jou in gesprek met als doel de klacht op bevredigende wijze op te lossen. Het gesprek vindt plaats binnen 10 werkdagen na het indienen van de formele klacht. Als je wilt, kun je je bij dit gesprek laten bijstaan door iemand van jouw keuze.
Het resultaat van het gesprek wordt door de opleidingsmanager vastgelegd in het formulier ‘weergave klachtenbespreking’.
De opleidingsmanager stelt alle betrokkenen op de hoogte van het resultaat van de behandeling van de klacht.
Ben je tevreden over de afhandeling van de klacht? Dan laat de opleidingsmanager de klachtenformulieren en andere belangrijke informatie op de afdeling archiveren.
Indien in het gesprek afspraken omtrent acties zijn gemaakt, ziet de opleidingsmanager er op toe dat de acties worden uitgevoerd.
De klachtenprocedure is hiermee beëindigd.

Wat gebeurt er als je ontevreden bent met de afhandeling van jouw klacht?
Binnen 10 werkdagen na het gesprek met de opleidingsmanager zoals beschreven onder punt 3 hierboven, moet je schriftelijk aan het college van bestuur van het ROC Kop van Noord-Holland mededelen dat je niet tevreden bent over de afhandeling van de klacht. Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie in je brief staat.
Je kunt je laten helpen door je coach of een andere medewerker naar keuze. Het adres waar je brief naartoe moet:

College van Bestuur,
ROC Kop van Noord-Holland
Postbus 250
1780 AG Den Helder

Het college van bestuur laat de gang van zaken rondom de klacht onderzoeken door de onderwijsdirectie.
Op basis van het onderzoek van de onderwijsdirectie komt het college van bestuur tot een bindende uitspraak. Deze uitspraak deelt het college van bestuur binnen 16 werkdagen na indienen van de klacht schriftelijk mee.
De onderwijsdirectie stelt de opleidingsmanager op de hoogte van de uitspraak.
Het college van bestuur laat de klachtenformulieren, de gevoerde correspondentie en andere belangrijke informatie op het centraal bureau archiveren.
Indien in de uitspraak acties zijn opgenomen die door of namens het ROC Kop van Noord-Holland moeten worden uitgevoerd, ziet het college van bestuur erop toe dat deze acties worden uitgevoerd.

5. Wat kun je doen als je na afloop van de klachtenprocedure bij het ROC niet tevreden bent?
Het ROC is aangesloten bij de Landelijke Klachtencommissie Onderwijs van de Stichting Onderwijsgeschillen. Dat betekent dat je jouw klacht kunt voorleggen aan deze commissie. Informatie hierover is te vinden op www.onderwijsgeschillen.nl onder Landelijke Klachtencommissie Onderwijs.

Meldpunt datalekken

Op 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingegaan. Om aan deze meldplicht te voldoen, heeft het ROC Kop van Noord-Holland een meldpunt voor datalekken ingericht.

Heeft u een datalek bij het ROC Kop van Noord-Holland geconstateerd? Stuur dan een e-mail naar datalek@rockopnh.nl.

Studentenraad

Als student ben je ervaringsdeskundige in het onderwijs. En je mag er ook over meepraten. Graag zelfs! Bij het ROC Kop van Noord-Holland is je medezeggenschap geregeld via de Afdelingsraad op je afdeling en via de Studentenraad.

De Studentenraad zet zich in voor de belangen van alle studenten en cursisten op het ROC Kop van Noord-Holland. Iedere afdeling wordt in de raad vertegenwoordigd door een student. Vaak zit deze student ook in de Afdelingsraad, waardoor hij of zij vanuit de afdeling vergaderpunten kan inbrengen.

Eens in de twee weken komen zij bij elkaar om ervaringen, meningen en ideeën van studenten uit te wisselen. Ook overleggen ze regelmatig met het college van bestuur. Zo verbeteren zij de onderwijskwaliteit.

Wil je iets delen met de Studentenraad? Jouw stem maakt het verschil! Stuur een e-mail naar studentenraad@rockopnh.nl.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat dan dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vervalt.

Wat is er veranderd?
De AVG versterkt de positie van de betrokkenen (de mensen van wie gegevens worden verwerkt). Zij krijgen nieuwe privacyrechten en hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt –meer dan nu –op de verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de wet houden.
Gegevens

Wij hebben in kaart gebracht welke gegevens wij verwerken en in welke systemen. Dit is uitvoerig gedocumenteerd in een dataregister voor leerlingen en een dataregister voor medewerkers. Deze registers zijn hieronder bij beschikbare documenten te raadplegen. Ook is in kaart gebracht hoelang welke gegevens bewaard worden. Ook daarvoor is een document beschikbaar. Heeft u vragen over de verwerking van uw gegevens of wilt u uw wettelijke rechten uitvoeren stuur ons dan gerust een mail naar privacy@rockopnh.nl. Heeft u een vertrouwelijke vraag stuur dan een e-mail naar onze functionaris gegevensbescherming, dhr. A. van Toly (avantoly@rockopnh.nl).

Beschikbare documenten

In onderstaande documenten is meer informatie te vinden over het beleid op informatiebeveiliging en privacy van het ROC Kop van Noord-Holland.

Beleid informatiebeveiliging en privacy
Richtlijn bewaartermijnen
Dataregister studenten
Dataregister medewerkers
IT-reglement
10 gouden regels voor informatiebeveiliging
Veelgestelde vragen